Kurzüberblick

Arbeitgeber können ein Jobrad/Dienstrad auf zwei Arten bereitstellen:

• Über Entgeltumwandlung (Gehaltsverzicht des Mitarbeiters gemäß Leasingvertrag)
• Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt (ohne Entgeltumwandlung)

Je nach Variante unterscheiden sich insbesondere Lohnsteuer-/SV-Behandlung und die Umsatzsteuer.

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1) Jobrad als Entgeltumwandlung

Wenn der Mitarbeiter die Kosten (z. B. Leasingrate, Wartung, Versicherung) über eine Entgeltumwandlung trägt, sind in der Abrechnung typischerweise drei Bausteine relevant:

• Geldwerter Vorteil (für die Überlassung zur privaten Nutzung)
• Kürzung/Anpassung der steuer-/SV-relevanten Bemessungsgrundlage (je nach Überlassungsjahr)
• Entgeltverzicht in Höhe der Leasingrate (und ggf. weiterer Vertragsbestandteile)

1.1 Geldwerter Vorteil (Lohnsteuer/SV)

Die Bemessungsgrundlage für den geldwerten Vorteil beträgt 1% – je nach Beginn der Überlassung:

• bis einschließlich 2018: 1% aus dem vollen Bruttolistenpreis
• im Jahr 2019: 1% aus dem halben Bruttolistenpreis
• seit 2020: 1% aus dem Viertel des Bruttolistenpreises

Hinweis zur Rundung: Die Bemessungsgrundlage wird auf volle 100,00 € abgerundet.

Praxis in der Abrechnung (Beispiel-Lohnarten):

• Erfassung des geldwerten Vorteils z. B. über Lohnart 271 („Jobrad“)
• Da für die Umsatzsteuer der volle 1%-Wert benötigt wird, Lohnsteuer und SV aber ggf. nur aus ½ (2019) bzw. ¼ (ab 2020) zu berechnen sind, wird häufig eine Kürzungs-Lohnart (z. B. LA 927) eingesetzt.

Einrichtung: Die Lohnarten (z. B. LA 271 und LA 927) werden in Rücksprache mit dem Fachsupport Lohn individuell eingerichtet (kein Gesamt-Brutto, Buchungssatz 000 bei der Kürzungs-LA).

1.2 Entgeltverzicht (Entgeltumwandlung)

Der Gehaltsverzicht gemäß Leasingvertrag (ggf. inkl. Wartung/Reparatur/Versicherung) wird z. B. über:

Lohnart 314 („Job Rad Entgeltverzicht“) erfasst.

Einrichtung: Auch diese Lohnart (z. B. LA 314) wird in Rücksprache mit dem Fachsupport Lohn individuell eingerichtet.

1.3 Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist immer aus 1% des Listenpreises abzuführen – unabhängig davon, ob die lohnsteuerliche Bemessungsgrundlage (2019/ab 2020) reduziert ist.

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Beispiel (Entgeltumwandlung)

Ausgangssituation:

• Überlassung: Januar 2023
• Fahrrad: Pedelec zur privaten Nutzung
• Bruttolistenpreis: 4.050,00 €
• Leasingrate: 120,00 € / Monat

Schritt 1: Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer/SV (ab 2020 = ¼)

• 4.050,00 € / 4 = 1.012,50 €
• Abrundung auf volle 100 € → 1.000,00 €
• 1% daraus → 10,00 € (Basis für Lohnsteuer & SV)

Schritt 2: Erfassung in der Abrechnung (Beispiel-Lohnarten)

• LA 271: 40,00 € (1% aus 4.000,00 € – dient u. a. als Basis für Umsatzsteuer)
• LA 927: 30,00 € (Kürzung des Steuer- und SV-Brutto um ¾)
• Verbleibend steuer-/SV-relevant: 10,00 €
• LA 314: 120,00 € (Entgeltumwandlung / Entgeltverzicht)

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2) Jobrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt (ohne Entgeltumwandlung)

Wenn das Jobrad zusätzlich gewährt wird und dem Mitarbeiter keine Kosten entstehen, ergeben sich zwei Sichtweisen:

2.1 Lohnsteuer & Sozialversicherung

• Für den Mitarbeiter ist die Überlassung steuer- und SV-frei.
• Folge: In der Entgeltabrechnung ist keine Erfassung für Lohnsteuer/SV erforderlich.

2.2 Umsatzsteuer

Umsatzsteuerlich handelt es sich dennoch um eine steuerpflichtige entgeltliche sonstige Leistung (unabhängig davon, ob das Fahrrad gekauft, gemietet oder geleast wurde).

• Bemessungsgrundlage: 1% der unverbindlichen Preisempfehlung (Listenpreis)
• Rundung: Abrundung auf volle 100,00 €

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Beispiel (zusätzlich zum Arbeitslohn)

Ausgangssituation:

• Überlassung: Januar 2023
• Bruttolistenpreis: 4.050,00 € → Abrundung: 4.000,00 €

a) Lohnsteuer/SV

b) Umsatzsteuer – zwei mögliche Vorgehensweisen

Option 1: Umsatzsteuer bereits über die Lohnabrechnung abbilden

• LA 271: 40,00 € (1% aus 4.000,00 €)
• LA 927: 40,00 € als Gegenbuchung, damit dem Mitarbeiter keine Kosten entstehen.

Einrichtung: LA 927 wird in Rücksprache mit dem Fachsupport Lohn eingerichtet (kein Gesamt-Brutto, Buchungssatz 000).

Option 2: Umsatzsteuer direkt in der Finanzbuchhaltung verbuchen

• In der Entgeltabrechnung keine Erfassung
• Umsatzsteuer (im Beispiel 40,00 €) wird direkt in der Finanzbuchhaltung veranlasst.

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Weitere Hinweise (für die Praxis)

• Legen Sie vorab fest, welche Variante (Entgeltumwandlung oder zusätzlich) vertraglich vereinbart ist.
• Stimmen Sie die benötigten Lohnarten und deren Abrechnungs-/Buchungslogik mit dem Fachsupport ab.
• Prüfen Sie, ob in Ihrem Leasingvertrag Zusatzleistungen (Wartung, Versicherung, Reparaturen) enthalten sind und wie diese im Entgeltverzicht abgebildet werden sollen.